Målsetningen med denne modulen er å gi organisasjonen et styrings- og rapporteringsverktøy for oppfølging av dette arbeidet. Denne modulen gir i korte trekk mulighet for å registrere avvik, implementere og delegere tiltak samt rutiner, og overvåke at disse blir gjennomført.

OXX Internkontroll er et brukervennlig, webbasert system for internkontroll og strategisk risikostyring i virksomheten. Systemet er tilrettelagt for å møte myndighetenes krav om systematisk gjennomføring og dokumentasjon av internkontrollarbeidet.

OXX Internkontroll muliggjør en effektiv etablering og oppfølging av virksomhetens internkontroll- og HMS-arbeid i tråd med Internkontrollforskriftens krav; knyttet til systematisk gjennomføring og dokumentasjon av internkontrollarbeidet i virksomheten, og tilgjengeliggjøring av informasjon relevant for dette arbeidet i hele organisasjonen. Systemet hjelper virksomheten i hele prosessen fra etablering av mål og risikoscenarioer, til kartlegging av potensielle konsekvenser knyttet til de ulike risiki, og iverksettelse og oppfølging av tiltak for å møte og forebygge de risiki virksomheten står overfor. Gjennom hele prosessen fasiliterer systemet enkel rapportering og oppfølging av fremdriften i virksomhetens internkontrollarbeid på tvers av organisasjonen. I tillegg til internkontroll- og HMS-arbeid har systemet også anvendelse innen områder som IKT-sikkerhet, sertifiseringsarbeid og generelle målstyringsprosesser i virksomheten.

Funksjonaliteten kan deles inn i to hovedgrupper:

Rutinebibliotek

• Opprette, endre og slette rutiner
• Distribuer rutinene og få oversikt over hvem som ikke har lest dem

og


Avvikshåndtering

• Registrer avvik
• Avviksliste
• Handlingsplaner
• Tiltakslister
• Rapportering

Enkelt i bruk
OXX Internkontroll har et brukervennlig og intuitivt grensesnitt som gir god oversikt og enkel oppfølging av selv de mest omfattende internkontrollprosesser. En målsetting i utviklingsarbeidet har vært å tilrettelegge systemet på en slik måte at brukerne oppfatter arbeidet med systemet som intuitivt og arbeidsbesparende, ikke som et merarbeid i forhold til tradisjonelle arbeidsprosesser. Som en del i arbeidet med å tilrettelegge systemet for en best mulig brukeropplevelse, har systemet vært gjennom omfattende brukertesting.

Rask oversikt over status og fremdrift i internkontrollarbeidet
OXX Internkontroll gir raskt oversikt over fremdrift og status i virksomhetens internkontrollarbeid. Alle tiltak i internkontrollsystemet tilordnes en statusfarge som signaliserer hvorvidt et tiltak er gjennomført eller ikke. Statusfargene på tiltaksnivå aggregeres automatisk på høyere nivåer, slik at en på konsekvens-, risiko- og mål-nivå vil se aggregerte statusfarger som indikerer status for internkontrollarbeidet innenfor det enkelte område. Fra aggregert nivå kan en enkelt gjøre en drill-down til lavere nivåer, og dermed følge en aggregert statusfarge fra overordnet nivå ned til de enkelte tiltakslister og enkelttiltak.

Sekvensiell, prosessorientert arbeidsflyt
I OXX Internkontroll er internkontrollprosessen strukturert som en serie sekvensielle skjermbilder der en steg for steg tar for seg etablering av mål, kartlegging av risiki, vurdering av potensielle konsekvenser, og iverksettelse av tiltak for å møte disse. En sekvensiell oppdeling av prosessen gjør at den samlede informasjonsmengden brukeren må ta stilling til i det enkelte skjermbilde begrenses, og prosessen blir mer oversiktlig. Forsiden gir enkel oversikt over status for brukerens ansvarsfelter i internkontrollprosessen. Slik oppnår en at systemet fasiliterer en internkontrollprosess der arbeidet i de ulike prosesstrinn finner sted til ulik tid og innenfor ulike deler av virksomheten.

Enkel tilordning av gjennomførings- og godkjenningsansvar
Hvert enkelt tiltak i internkontrollprosessen tilordnes en hovedansvarlig for gjennomføring, og en ansvarlig for godkjenning av sluttført tiltak. Alle ansvarlige vil ha egne lister over tiltak de har ansvar for i systemet. Disse listene vil automatisk oppdateres når brukeren får ansvar for nye tiltak, når underordnede har gjennomført tiltak som skal godkjennes, eller når tiltakets status av andre grunner endres. Under gjennomføringen av tiltakene bygges det automatisk en tiltakshistorikk som lister når tiltaket er iverksatt, når det er akseptert av den som skal gjennomføre det, og når det eventuelt er godkjent eller avvist av den som er ansvarlig for endelig godkjenning. Det gjør det mulig å gå tilbake i etterkant og se fullstendig tiltakshistorikk på det enkelte tiltak. Under gjennomføring og godkjenning av de enkelte tiltak er det mulig for ansvarlig å legge til sine kommentarer i historikken. Disse kommentarene vil følge tiltakets historikk, og er en viktig del av dokumentasjonen for det enkelte tiltak.

Fleksibel rapportering
Systemet har innebygget avansert rapporteringsløsning som muliggjør etablering av en rekke kundetilpassede rapporter og oversikter fra systemet. Statusrapporter for internkontrollprosessen vil kunne genereres basert på en rekke ulike filtreringskriterier. En vil kunne se totaloversikter for virksomhetens internkontrollprosess, eller rapporter avgrenset til bestemte avdelinger, bestemte ansatte eller andre kriterier. Rapportene er tilrettelagt for utskrift.

Egen innboks for hver bruker
Den enkelte brukeren i internkontrollsystemet vil ha sin egen innboks på startsiden som inneholder alle tiltaksvarsler som brukeren må hensynta. Dette gjelder varsler om nye tiltak, tiltak som er iferd med å passere sin tidsfrist, tiltak som overordnet har valgt å ikke godkjenne gjennomføringen av og som derfor må iverksettes på nytt, og tiltak som underordnete brukere har gjennomført og som brukeren har ansvar for å godkjenne. I de tilfeller hvor brukeren har overordnet ansvar for forebygging og oppfølging av en konsekvens i systemet, vil hans forside også liste en statusoversikt over de konsekvenser han har ansvar for. På denne måten får brukeren raskt oversikt over sine ansvarsfelter i virksomhetens internkontrollprosess, og kan følge opp underordnedes gjennomføring av prosessen.

All informasjon på ett sted
OXX Internkontroll samler all informasjon knyttet til internkontrollarbeidet i virksomheten i ett og samme system. For de enkelte trinn i internkontrollprosessen opprettes det egne detaljkort som inneholder beskrivelser og støttedokumentasjon knyttet til det enkelte mål, riski og konsekvenser, og tiltak. Samtidig genererer systemet også automatisk historikk på tiltaksnivå. Samlet gir dette virksomheten en grundig dokumentasjon på sitt arbeid med å forebygge og kontrollere risiki. En egen seksjon i internkontrollsystemet er tilrettelagt for støttedokumentasjon, brukerveiledninger og prosessbeskrivelser for internkontrollarbeidet i virksomheten. Her setter virksomheten opp sin egen elektroniske veiledning til internkontrollprosessen, som vil være tilgjengelig for alle brukere av systemet.

Systematiske tiltakslister etableres og følges opp gjennom systemet
Systemet har integrert publiseringsfunksjonalitet for formidling av nyheter og meldinger til alle brukere i systemet, og mulighet for publisering av annen informasjon, etablering av håndbøker og rutinebeskrivelser direkte i systemet. Nyheter og meldinger vil kunne publiseres direkte til internkontrollsystemets forside. Dette  sikrer god informasjonsflyt i prosessen på tvers av organisasjonen.

Avansert rettighetsstyring
OXX Internkontroll benytter avansert rettighetsstyring på bruker- og gruppenivå for tilgangskontroll i systemet. Den enkelte bruker logger seg på systemet med personlig brukernavn og passord. Hans tilgang i systemet kan begrenses til enkeltavdelinger i organisasjonen, og til deler av prosessen innen avdelingen. Brukertilgang til ulik funksjonalitet i verktøyet kan også begrenses: Eksempelvis kan tilgang til rapportmodulen avgrenses til bestemte brukere, og administrasjonsmodulen forbeholdes administrator.